Le virtual data room
Il nome conserva volutamente l’aspetto tradizionale di “room” perché di fatto si tratta di luoghi ben determinati, identificabili e precisi. Ma che diventano in questo processo virtuali. Le VDR coniugano così elementi di estrema innovazione a essenze tradizionali quali la localizzabilità e la riservatezza.
La virtualità permette di combattere elementi altrimenti controproducenti per la transazione e il suo buon esito nonché la sua velocità di chiusura: comprime i tempi, evita lo spostamento fisico di risorse (team di specialisti) provenienti anche da zone geografiche diverse, permette di coinvolgere controparti di ogni regione del mondo, ottimizza tempi e costi.
Tutto questo inoltre si realizza senza compromettere una peculiarità imprescindibile del lavoro: la riservatezza. Infatti le VDR permettono di proteggere i dati e i documenti meglio delle tradizionali stanze fisiche, garantiscono la possibilità di far decidere alla parte che predispone la documentazione chi potrà leggere, stampare, conoscere e che cosa leggere, stampare, far conoscere.
Le VDR dunque hanno le stesse efficaci e strette regole delle convenzionali data room (accesso controllato, possibilità di copia, di stampa, controllo dei tempi di accesso, limitazioni di consultazione e di tempo di consultazione) ma non ereditano da queste ultime gli svantaggi (corrieri che devono introdurre nuovi e aggiornati documenti, viaggi dispendiosi in termini di tempo e costi, perdita di tempo per raggiungere la location e riunire il team, perdita di interesse da parte di controparti più lontane geograficamente).